Her geçen gün hayatın her alanında “basit” bir şey yapmanın ne kadar değerli olduğunu görmekteyim. Mesala;
Biri iyi bir iş çıkarırsa, ona söyleyin.
Birisi bir hata yaptığında, onu affedin.
Biri size problemlerini anlattığında, onu dinleyin.
Karşınızdaki kişiye herhangi bir şey söylemek basit gibi gözükse de söylediğiniz şey;
Gerçek mi?, Gerekli mi? ve Nazik mi? süzgecinden geçirmekte fayda var.
Bu adımlar içinden nezaket yada nazik olmak diğerlerine göre kolay görünse de en zorudur ve bir bumerang‘dır. Nazik olmamakta aslında bir bumerang‘dır.
Neden mi?
Illustration of summer and beach object
çünkü insanlara verdiğiniz şeyler, çoğunlukla size geri döner. Nazik olmak bu yüzden her zaman önemlidir. Yaptığınızı hatırlamanız ilerleyen zamanlarda belki zor olacak ama insanlar yaptıklarınızı asla unutamayabilir.
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz.
Dürüst bir cevap isterseniz: Sonsuza dek! Çünkü bir kez yapmayı bıraktığınızda, artık bir alışkanlık değildir.
Alışkanlık, geçilecek bir bitiş çizgisi değil, yaşanacak bir yaşam tarzıdır. Hayatınızda yapabileceğiniz kadar küçük ve sürdürülebilir değişiklikler yapın.
Rome wasn’t built in a day, but they were laying bricks every hour.
John Heywood
John Heywood’dan ilham alarak, İstediğiniz her şeyi bugün inşa etmek zorunda değilsiniz, sadece bir tuğla yerleştirin.
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz.
Örümcek ağına gerçekten bakmak için hiç durdunuz mu?
Eğer örümceklerden korkmuyorsanız, bir dahaki sefere şansınız olursa, durun ve bir örümcek ağına bakın. Bulacağınız şey; karmaşık bir şekilde tasarlanmış bir sanat eseri ve mühendislik harikası. Ağın her bir kısmı, ağı hem karmaşık hem de güçlü kılan diğer tüm parçalara bağlanır. Herhangi bir parça zayıflamış veya bağlantısı kesilmişse, ağın genel değeri ve gücü ciddi şekilde tehlikeye girer.
Liderler olarak bizim de bir ağımız var. Tam olarak bir örümceğin ağına benzemez, ancak bir tanesi gibi, bu ağın tüm parçaları önemlidir ve eğer eksik veya zayıfsa, tüm ağ zayıftır. Bizim durumumuzda ağ, sessizce ve belki de bilmeden bir lider olarak başarımızla ilgili her şeyi etkilemekte.
Bizimkisi bir beklentiler ağıdır.
Beklentiler güçlü şeylerdir ve çoğu lider bunu anlar. En fazla fark eden şey, kaç farklı beklenti kümesinin olduğudur.
Beklentiler birden fazla bağlantıya sahip bir ağ oluşturur.
• Patronunuzun size olan beklentileri. • Patronunuzla ilgili beklentileriniz. • Şirketinizin size olan beklentileri. • Şirketinizle ilgili beklentileriniz. • Ekibinizin (ve üyelerinin) size olan beklentileri. • Takımınızın beklentileri. • Kendinle ilgili beklentiler.
Liste, mevcut durumunuza göre büyür; Aslında birlikte çalıştığınız, etkileşimde bulunduğunuz ve hizmet verdiğiniz herhangi bir grup veya birey için geçerlidirler. Sadece başlamak için diğer Departmanları, bölgeleri, meslektaşları, Müşterileri ve satıcıları hesaba katmalısınız.
Düşünün, beklentilerin ne olduklarını bilmiyorsanız nasıl karşılayabilirsiniz?
Karşılıklı olarak mutabık kalınan ve her durumda beklentileri anladığınızda ağınız güçlendirebilir ve sonuçlarınızı artırabilirsiniz.
Bu anlaşmaları nasıl yapabilirsiniz?
İnsanlara beklentilerini sorun. Hızlı bir cevap veremiyorlarsa şaşırmayın. Hızlı bir cevap alamazsanız ya da hiç cevap vermiyorlarsa sabırlı olun. Bunun başlangıçta direnseler bile, her iki taraf için de faydalı ve avantajlı olacağına inanın.
Beklentilerinizi de paylaşın. Ne olduklarını bildiğinizden emin olun ve alçakgönüllülükle ve açıkça paylaşın.
Konuşarak anlaşmayı netleştirin ve oluşturun. Beklentilerinizi yazın. Bu netlik sağlar ve herkese başarının net bir resmini/çıktısını verir.
Bu adımlar, doğrudan diğer insanlarla ve organizasyonel beklentileri düşünürken mecazi olarak çalışacaktır.
Etkileşim kurduğunuz her önemli grup veya kişiyle yapılan bu basit adımlar, yaptığınız yatırıma değecektir. Bu beklenti ağını oluştururken, daha iyi ilişkiler, daha yüksek güven ve büyük başarı için bir temel oluşturacaksınız.
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz
Diğer insanlarla çok fazla zaman geçirdiğimizde, onlar gibi davranmaya başlarız.
Bunun iki sebebi vardır;
Birincisi, Diğer insanlar tarafından kabul edilmek istediğimizdir.
İkincisi, onların davranışlarını doğru davranış olarak görmeye başlamamızdır, çünkü en çok maruz kaldığımız şey budur.
Bazen kişi grupla beraberken grupla aynı fikirde olmamasına rağmen uyma davranışı gösterebilir. Ama yalnız kaldığında uyma davranışını devam ettiremez. Buna literatürde sürü psikolojisi deniyor.
Bu durumun üstesinden gelmek için kendini daha derin dinlemelisin. Aldığın kararları gözden geçirmeli ve üzerine tekrar tekrar düşünmelisin.
Bu arada, bunu yapabilen kişi gerçek bir liderdir. Öncü olun! Bunu yapan bir kişi başkalarını da uyandırabilir.
İnsan, birlikte en çok zaman geçirdiği beş kişinin ortalamasıdır.
Bir insanın günde aklından ortalama 60.000 düşünce geçmekte ve bunların %85’i geçmişe, %15’i geleceğe yönelikmiş. Yani sürekli zihnimizde geçmişe yönelik bir sorgulama mevcut. Bunun iki güzel faydası var;
Geçmiş deneyimlerden tecrübe edinmek.
Aklımıza gelen bir fikri geçmiş düşünceler ile haritalandırmak.
Düşüncelerimizi anlandırmak için bize bir not defteri gerekmekte. Çünkü bir not defteri görünmez düşünceleri görünür hale getirip farklı düşünceleri harekete geçirir. Not defteri sayesinde derin zihinde olanları daha iyi tarif etmeye yarar ve anlık aydınlanmaları yakalamamızı sağlar.
Zihnimiz sanılanın aksine en çok enerjiyi boşken harcamakta bu nedenledir ki en iyi fikirler duş alırken veya tuvalette aklımıza gelmektedir.
1969’da hiç kimse yüksek ses tonlu, ince bir Asyalı adamın 20. yüzyılın en etkili karakterlerinden biri olmasını Bruce Lee dışında kimse beklemiyordu.
Bruce Lee dövüş konusunun yanı sıra harika bir not tutucu. Bunu son zamanda Bruce Lee vakfı’nın açıkladığı belgelerden anlıyoruz. Öğrencilerinin isimlerini ,teknikleri, ilham veren şeyleri rutinlerini kısacık hayatı boyunca titizlikle yazmış . Defterleri hep yanında taşıyarak eklemeler yapmış.
Dört yıl sonra gizemli bir şekilde öldü.
Fakat bu dört yılda, Bruce söyleyeceği her şeyi başardı ve daha fazlasını yaptı. 32 yaşındayken, film ve dövüş sanatlarının kaderini sonsuza dek değiştirmişti.
Yazmadığımız her düşünce, gelir geçer fikirler tekrar tekrar karşımıza çıkmakta. Bunları soruya çevirip günlük değişen duygu durumlarına göre tekrar tekrar Bruce gibi ilerleyebiliriz.
Soruları ele almak için PMI (Plus,Minus,Interesting) metodunu tavsiye ederim. Almış olduğumuz notlar bir konuda derin düşünme sağlayacak ve hep istediğimiz yaratıcı fikirleri ve çözümleri bize getirecek.
Nasıl not tutulması gerektiği konusunda daha önceki yazıma buradan ulaşabilirsiniz.
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz.
Hatasız bir dünyada perynirde hiç delik olmaz. Ama gerçek dünyada peynir dilimlere bölünmüştür ve her dilimde diğer dillimlerden farklı delikler mevcuttur.
Hata, bir dilimdeki bir deliği tıkadığı sürece fark edilmez ve aradaki bağlantı kurulamaz. Ancak farklı dilimlerdeki delikler hizaya girer ve hatalar bu deliklerden geçerse bir felakete sebep olabilir.
Emmental cheese
Özetle, Bir başarısızlığın, kaosun veya hatanın görünen nedeni ardında görünmeyen birden fazla sebebi vardır.
Her zaman hata yapacağız bu kesin!
Asıl soru şu: Hataları farkettikten sonra ne yapacağımız? Bazıları hatalarını tekrarlarken diğerleri bunlardan tecrübe edinir.
Aynı fikre farklı bir açıdan baktığımızda eğer işimizde/hayatımızda fark yaratmak istiyorsak benzer şekilde birden fazla unsurun bir araya gelerek farklı yetkinlikler ile bunu oluşturacağımızı unutmamız gerekir.
İşte size potansiyel olarak geniş kapsamlı sonuçları olan basit bir soru:
Mevcut alışkanlıklarım beni istediğim geleceğe taşıyabilir mi?
Tecrübeler en iyi öğretmenlerdir; ancak okul masrafları biraz çoktur.
PMI, and ProjectManagement.com introduced a new logo at the PMI Global Conference this weekend. PMI is celebrating its 50th year and the new logo takes place with the transformation strategy of driving success in a world of change
The new PMI Symbol Meanings ;
I like the colors but I believe it is not easy to understand that those figures are letters (except the P of course).
When Martin Cobb was CIO for the Secretariat of the Treasury Board of Canada in 1995, he asked a question which has become known as Cobb’s Paradox:
“We know why projects fail; we know how to prevent their failure – so why do they still fail?”
In a perfect world, every project would be “on time and within budget.” But reality (especially the proven statistics) tells a very different story. It’s not uncommon for projects to fail. Even if the budget and schedule are met, one must ask “did the project deliver the results and quality we expected?” True project success must be evaluated on all three components. Otherwise, a project could be considered a “failure.”
the failure of the projects can be summarized as follows;
POOR DECISION MAKING -Poorly timed decisions and too many stakeholders often delay or crush projects. LACK OF CLEAR GOALS OR VISION– Failure to understand the why results in failure to deliver what the business needs UNCLEAR REQUIREMENTS Unclear, vague and conflicting requirements can dramatically increase costs and time. PROJECT TEAM ISSUES Poor team dynamic, lack of expertise, and poor management can often hinder success.
Quick wrap to succeed;
Make agile decisions
Form a common vision
Define clear requirements
Build your dream team
“A project is complete when it starts working for you, rather than you working for it”
This is a perfect summary of why I am recommending people to take someone else through their task, product, process. If you cannot explain something in simple terms, you don’t understand it. The best way to learn is to teach
FOUR Productivity FEYNMAN- strategies: • Stop trying to know-it-all. • Don’t worry about what others are thinking. • Don’t think about what you want to be, but what you want to do. • Have a sense of humor and talk honestly.
3,5 seneden sonra burada ele aldığım yazılarımı gözden geçirdim. Bu zaman zarfında çok başka konularda tecrübe kazandığımı fark ettim. Yazıların çoğuna tekrar tekrar dönüş olmuş ki bu beni çok mutlu etti. Ancak yazdıklarımı gözlemlediğimde hep metodoloji üzerine olduğunu fark ettim ve bu nedenle yazdıklarımı farklı bir şekilde yorumlayıp insanı merkeze çekerek yeniden yazmaya karar verdim.
Tecrübe kazanmak ve paylaşmak hepimiz için çok değerli. Doğru kararlar ancak tecrübe ile alınabiliyor fakat tecrübe ise hatalı kararların bir sonucu olarak karşımıza çıkmakta.
Akıllı insanlar başkalarının tecrübelerinden yararlanır, inatçı insanlar her şeyi kendileri denemek ister – John Lubbock
Siz tecrübelerinizi çevrenizdekiler ile nasıl paylaşıyor musunuz?
Beklemede kalın:)
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz
Son zamanlarda duyduğum en ilginç sorulardan biri “Agile ile proje yöneticilerinin artık bir önemi kalmıyor mu?”Agile sizin mevcut rolünüzü kesinlikle ortadan kaldırmaz. Agile sistemde herkes için roller bulunmaktadır. Sizin asıl rolünüz mevcut iş unvanınızla uymasa bile, benzersiz yeteneklerinizi ve bakış açılarınızı takım ve organizasyona yansıtmak olmalıdır. Agile sistemin en bilinen üç rolü; Ürün sahibi (Product Owner) , Scrum Master(Süreç Yöneticisi) ve Geliştirme Takımı (Team) .Bu üç rolün birleşmesiyle Scrum veya Agile takımları oluşturmaktadır.
Scrum Alliance (www.scrum alliance.org) üç rol olarak aşağıdaki şekilde anlatılmaktadır:
Ürün Sahibi: Projenin iş değerinden sorumludur
Süreç Yöneticisi: Takımın fonksiyonel ve verimli olmasını sağlamaktan sorumludur
Takım: Kendini başına olan organize olan ve işleri bitiren ekip
Biraz daha ayrıntılı olarak rollere bakalım;
Ürün Sahibi: Projenin iş değerinden sorumludur
Ürün sahibinin Agile sisteminde rolü çok önemlidir. Ürün sahibinin rolü, müşterinin sesini temsil eder. Ürün sahibi ekibe ürünün vizyonunu, hedeflerini iletirken aynı zamanda işleri oluşturmaktan ve sıralamaktan ve en üst düzeyde değer oluşturmaktan sorumludur. Dünya şelale yaklaşımından Agile yaklaşımlara doğru ilerlerken ürün sahibinin birçok yönden yapması gereken adımlar bulunmaktadır. Şelale yaklaşımında, Baştan bütün gereksinimlerin tanımlanmış ve dokümante edilmiş olmasını bekler ve yeni bir gereksinimi görüşmek için proje hayata geçirilene kadar bekletiriz. Agile yaklaşımda, Ürün Sahibi düzenli bir şekilde soruları yanıtlamak ve takım tarafından oluşturulan teslimatlar ile ilgili görüş bildirmek için her daim hazırdır. Ürün yöneticisi, birçok paydaşın sesini takıma tek bir ses şeklinde temsil eden roldedir. İyi Ürün Sahipleri domain uzmanıdırlar, her türlü paydaş ile rahat çalışma eğilimindedir. Ürün Sahipleri şu anda Ürün Yöneticileri, İş Analistleri, Pazarlama Analistleri, Çözüm Mimarları olarak düşünülebilir.
Süreç Yöneticisi: Takımın fonksiyonel ve verimli olmasını sağlamaktan sorumludur
Scrum ya da Süreç yöneticisi genellikle “Hizmetkâr Lider” olarak adlandırılır. Takımın baş iletişimcisi, kolaylaştırıcısı ve engelleri ortadan kaldırıcısı olarak bilinir. Bu yüzden Scrum yöneticisi, ekibi dikkat dağıtıcı dış etkenlerden korur böylelikle ekip taahhütlerine odaklanmış olur. Scrum yöneticisi, ekip adına programları ve tarih taahhüt etmez; ancak, tarih ve programın planlaması ve iletişimi konularında ekibin işini kolaylaştırdılar.
Takım: Kendini başına olan organize olan ve işleri bitiren ekip
Takımın rolü Backlog items ‘da bulunan öğeleri en yüksek değerde sunmaktır. Bu grup geliştirilen ve üretilen bütün çıktılardan sorumludur. Geçerli unvanınız “yazılım mühendisi”, “iş analisti” veya “kalite Mühendisi ise, çevik rolünüz büyük olasılıkla “teslim ekip üyesi” olacaktır.” Agile çapraz fonksiyonel ekip üyelerinin bir araya gelmesine inanır.
Bu makale ilk olarak 25 Mart 2016 tarihinde All4agile‘da yayınlanmıştır.
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz
Dijitalleşmenin her sektörde önlenemez yükselişi ve buna bağlı olarak artan rekabet ortamı, Müşterilerin başlangıç safhasında vermiş oldukları gereksinimlerinin sürekli değişmesine neden olmaktadır. Bu değişime ayak uydurmak için organizasyonların hızlı cevap verebilme yeteneğini kazanmaları artık bir zorunluluktur. Ancak bir organizasyonun değişikliklere hızlı cevap verebilmesi için bütün süreçleri ile birlikte değişimi kabul etmek ve bunu sürekli uygulamak gerekmektedir.
Günümüzde halen kullanılmakta olan “Önceden planlamaya dayalı” alışılagelmiş proje yöntemleri, müşterinizin asıl önem verdiği “değişim” sorunsalına cevap verememektedir. Bu şekilde yönetilen projeler bütçenin ve/veya sürenin üzerinde veya istenenden daha az fonksiyonalite ile tamamlanmaktadır. Bu nedenlerden dolayı son yıllarda ağırlıklı olarak belirsizliğin yüksek olduğu yazılım ve bilişim sektöründe kullanılmaya başlanan Agile (Çevik) yaklaşımlar hayatımıza çok hızlı bir şekilde girmiştir. Agile Yöntemler yeni veya hızla değişen iş süreçlerini ya da projelerdeki karmaşık durumları yönetmek için kullanılmaktadır. Yinelemeli bir proje yönetimi olan Agile’ın temelinde, işbirliği ve hızlı bir şekilde değişime cevap verme yeteneği bulunmaktadır.
2001 yılında 17 yazılım üstadı tarafından yayınlanan ve 4 maddelik değerler topluluğundan oluşan Agile Manifestosu, sol taraftakilerin değerini kabul etmekle beraber sağ taraftakileri daha değerli bulmaktadır.
Süreçler ve araçlardan ziyade bireyler ve etkileşimlere
Kapsamlı dokümantasyondan ziyade çalışan yazılıma
Sözleşme pazarlıklarından ziyade müşteri ile işbirliğine
Bir plana bağlı kalmaktan ziyade değişime karşılık vermeye
Peki, bu denli popüler olan Agile Yöntemlerin avantajları ve dezavantajları nelerdir?
Avantajları:
Kısa planlanmış döngüler, değişen gereksinimler ve ani ortaya çıkabilecek değişiklikler için organizasyonunuza esneklik imkânı tanır.
Müşterileriniz ürünü oluşturmak ve çıkan problemler kolayca çözebilmek için aktif bir şekilde geribildirim sağlar.
Ekip katılımına öncelik verilerek kurulan iletişim sayesinde sorunların daha hızlı çözülmesini sağlar.
Proje hızla ilerlerken ortaya çıkan her problem bir sonraki döngüde daha iyi bir çözüm için basamak olarak kullanılır.
Dezavantajları:
Ürün gereksinimleri sürekli değişebileceğinden maliyetler peşinen tahmin edilemez.
Müşterilerden sürekli geri bildirim almak sizi alaşağı edebilir ya da bazı müşterilerin zamanı ve hiç ilgisi olmayabilir.
Müşteriler geri bildirim vermek istediklerinde akıllarına gelebilecek yeni istekler ek fazları ortaya çıkarır. Bu durum proje maliyetlerini ve süresini uzatabilir.
Müşteri ile iletişimi zor olan büyük Kurumsal yapılarda uygulamak zor olacaktır.
Siz de projelerinizin gerçek anlamda başarı ile tamamlanmasını istiyorsanız, değişime direnmeyen ve müşteriden sürekli geri bildirim alınarak ilerlenen Agile yaklaşımını uygulamalısınız.
Bu yazımda sizlere 2013 senesinden beri kullanmakta olduğum “Getting Things Done” , kısaltılmış adıyla GTD sisteminden bahsetmek istiyorum. David Allen tarafından hayata geçirilmiş ve artık bir endüstriye dönüşmüş olan GTD sisteminin temel amacı her şeyi hatırlamak ,zihninizi boşaltmak ve hedeflerinizi gerçekleştirmek üzerine kurulu.
GTD sistemini hakkıyla uygulamak için uymanız gereken kurallar ve yapmanız gereken sıkı aksiyonlar var. Elimden geldiğince basit ,anlaşılabilir ve uygulanabilir şekilde ele almaya çalıştım.
Haydi o zaman hızlıca başlayalım.
İlk olarak , ufkunuzda ne var onu ortaya çıkarmanız gerekmekte. Perspektif olarak adlandırdığımız ve 6 katmandan oluşan bu yapı , size en yukarıdan en aşağı neler yapmanız gerektiğini sorumluluk alanlarınızla ilişkilendirerek gerçek anlamada nelere odaklanmanız gerektiği ve hayatınızda nelere kolayca HAYIR diyebileceğiniz hususunda yol gösteriyor.
50,000 + feet: Hayat Amacınız (Tüm yaşamınıza ilişkin hedefler, kararlar)
40,000 +feet: 3-5 yılık vizyonunuz
30,000 +feet: 1-2 yıllık hedefleriniz
20,000 +feet: Sorumluluk alanlarınız (Family , Health ,Master,HelpOthers)
İkinci olarak yapmanız gereken konu ise , Listeler oluşturmanız ve onların ne amaçla kullanıldığını anlamanız.
Bu listeler sırasıyla ; Inbox, Calender ,Next Actions,WatingFor,Someday/Maybe,Reference Material ,Tickler File,Trash ve Done olarak isimlendirilmekte.
Inbox :Aklınıza herhangi bir konuda gelen fikri ,yapılması gerekenleri ,faturaları yani her şeyi hemen kayıt edebileceğiniz yer. Burayı Outlook’daki “Gelen Kutusu” gibi düşünebilirsiniz. Inbox’ın kullanılmasının temel amacı her şeyi bir yerde toplamak.Bunun için kafanızı boşaltmanız gerekmekte. GTD sisteminde bu işleme Collectingismi verilmiş. Her ne kadar kolay gibi gözükse de bu bayağı zor bir aktivite. Bunun için sürekli kullandığım ve sizinde hoşunuza gideceğine emin olduğum tetikleyici bir liste bulunmakta. Sitenin adı: http://gtdtriggerlist.com/ üstelik akıllı telefonunuzda da çalışıyor.
Her şeyi topladıktan ve kafanızı gerçek anlamda boşalttıktan sonra bunları bir süzgeçten geçirmeniz gerekiyor. GTD’de bu işleme Processingadı verilmiş.Her sabah ya da her akşam 15 -20 dakikanızı ayırmanız çok önemli!!! Bu işlemi Daily Review (Günlük Gözden Geçirme) diyoruz.Halihazırda çoğunuz bunu günlük hayatınızda yapmaktasınız. Processing işlemi yürütürken karşımıza önemli kurallar ile birlikte cevaplanması kolay olmayan sorular çıkmakta. Burada ilgili madde , aksiyona dönüştürülmesi için fiil barındıran cümleler ile tarif edilmeli.
Örn: “Pazarlama bölümündeki Ahmet’e X raporunu yarın sabah mail ile gönder”.
Aksiyon maddesini işlerken , aşağıdaki konularda işaretlemeler yapmanız verimliliğinizi fazlasıyla arttıracaktır.Bu işaretlemelere GTD dilinde Tag‘leme diyoruz. Böylece yapılacak işlerinize bakıp (NextActions) , nerede ne kadar zamanız ve enerjiniz varsa hedeflerinize yönelik işlerinizi kolayca tamamlayabilirsiniz.
Ele aldığınız konu bir aksiyon maddesi içeriyor mu ?
Cevabınız HAYIR ve daha sonra dönüp bakmak isteyebileceğiniz ilginç bir bilgi içeriyorsa “Reference Material ” listesine göndermelisiniz. GTD’ de bu işleme “File for Later” deniliyor.
Cevabınız HAYIR ise ve sizin için artık bir önemi yoksa “Trash” listesine göndermelisiniz. GTD’ de bu işleme “Eliminating” deniliyor.
Cevabınız EVET ve 2 dakikadan kısa sürede yapabileceğiniz bir konuysa onu hiç bekletmeden hemen yapın!. Arkasından “Done” listesine gönderin. Bu liste size Haftalık Kontrol (Weekly Review) yaparken çok yardımcı olacaktır.
Cevabınız EVET , 2 dakikadan uzun sürede yapabileceğiniz ve özel bir günde ve saatte yapacağınız bir konuysa “Calender” listesine gönderin.(Kısaca:Takvimizine kayıt edin.) GTD’ de bu işleme “Defer it” deniliyor. GTD sisteminde tekrarlanan işler içinde Routines kavramı karşımıza çıkıyor.(Örn:Her ayın 23’ünde banka kredisinin ödenmesi). Bunların tanımlanması gereken yer yine Takviminiz oluyor.
Cevabınız EVET , 2 dakikadan uzun sürede yapabileceğiniz ve en kısa zamanda yapmanız gereken bir konuysa “Next Actions” lsitesine gönderin. GTD’ de bu işleme “Defer it” deniliyor.
Cevabınız EVET , 2 dakikadan uzun sürede yapabileceğiniz ve başka bir kişiden beklediğiniz bir konuysa “WaitingFor” lsitesine gönderin. GTD’ de bu işleme “Delegete” deniyor.
Ele aldığınız konu birden fazla aksiyon maddesi içeriyorsa ne yapmalı?
Bu durumlar GTD sisteminde “Projects ” olarak adlandırılıyor.Burada yapmanız gereken bir proje ismi oluşturmanız ve çıktısını ortaya koymanız.Kısaca bir master yapılacaklar listesi oluşturmanız ve bu maddeleri yukarıdaki belirttiğim süzgeçten geçirmeniz. Bu maddeler genelde NextActions listesine gönderilir. Aşağıda paylaşmış olduğum resim yukarıdaki işlerin bir özeti.
Ele aldığınız konu birden fazla aksiyon maddesi içeriyor ve şuan yapacak gücünüz yoksa ne yapmalı ?
Bu durumumda karşımıza Someday/Maybe listesi çıkıyor. Bu liste sık sık kontrol edilmesi ve aksiyona dönüştürmesi gereken bir liste olarak karşımıza çıkmakta.(Örn:italyanca yada 10 parmak klavye öğrenmek)
Tickler File :Takvimimizinde zamanı gelene kadar görünmesi istemediğiniz durumlar için kullanılmakta.(Konser bileti gibi)
Weekly Review (Haftalık Gözden Geçirme)
GTD sistemini hakkını vermek istiyorsanız atlamamız gereken en önemli nokta Haftalık gözden geçirme ve planlama yapmak olacaktır.
Burada yaklaşım yine aynı;
Birikmiş her şeyi ve gelecek işleri inbox’a koyun.
Aklınıza gelen her şeyi , fikirleri yazın ve yine inbox’a koyun.
Yukarıda paylaştığım tetikleyici ile bütün listelerinizi kontrol edin.
Yapılmış işlerinizden çıkan yeni aksiyonları kayıt edin. (Done list üzerinden)
Zamanı gelen işler olmuş olabilir bu nedenle Someday/maybe listenizi kontrol edin.
GTD sistemi sayesinde hayatınızda hiç bir aksiyonu atlamayarak , neyi unutmuş olabilirim endişesi olmadan , gerçekten yapmak istediğiniz işlere odaklanarak çok verimli günler geçireceğinizden eminim. Bu hususta her türlü soru ,yorum ve katkılarınızı beklemekteyim.
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz
Günümüzde “Dijitalleşme” ve “Nesnelerin İnterneti” teknolojilerinin yaygınlaşması şirketlerin büyümesi için önemli bir rol oynamaktadır. 3G ile hayatımızın her alanında yer almaya başlayan dijital dönüşümün, Nisan ayında ülkemizde devreye girmesi beklenen 4,5G ile bambaşka bir boyut kazanacağı ve her alana yayılacağı kesin. Dünya genelindeki rakamları incelediğimizde akıllı cihazların 2020 yılında 26 milyar rakamını görecek olması bizleri yepyeni ve bir o kadar da yönetmesi zor bir dönemin beklediğinin de habercisi.
Peki, nedir bu nesnelerin interneti ve bildiğimiz proje yönetimiyaklaşımlarına ne gibi etkileri olacak?
Nesnelerin interneti kısaca, üzerinde açma kapama tuşu olan ve birbirine internet üzerinden bağlı olan her şey olarak adlandırılabilir. Nesnelerin internetine; termostatları, akıllı saatleri, evimizin ışıklarını, güvenlik sistemlerini, ATM’leri, şehirleri, çalar saatleri ve buna benzer ürünleri örnek olarak verebiliriz. Bu kadar geniş bir ürün yelpazesini düşündüğümüzde karşımıza sayamayacağımız kadar farklı ve yeni projeler çıkıyor. Nesnelerin interneti projeleri (IOT) her ne kadar IT proje yöneticileri için büyük bir fırsat olarak gözükse de kendi içinde bulundurduğu ve temelini oluşturan sensörlerin sunucularla, depolama alanlarıyla ve yazılımlarla veri analizi yaparak entegre bir şekilde iletişim kurmalarından dolayı alışılagelmiş projelere göre yönetmesi ve yürütmesi onları çok daha zorlu projeler haline getiriyor. Bu projeler çoğunlukla arızalı iş süreçlerine veyahut operasyon veya müşteri için aksiyon bilgilerini içeren hatalı ve kilit noktalara adreslenildiğinden öncelikle büyük resmi anlamak ve yorumlamak projenin başarısı için büyük önem taşıyor.
Nesnelerin interneti projelerinin başarılı olabilmesi için dikkat edilmesi gereken önemli adımlar var.
Bunlardan birincisi ve belki de en önemlisi projede her zamankinden daha farklı teknik bir lidere yer vermek olmalıdır. Zira projeyi yürütecek olan proje yöneticilerinin, projede çıkabilecek karmaşıklıkları doğru bir şekilde çözebilmek ve daha güçlü kararlar alabilmek için yetkin bir teknik liderin kılavuzluğuna ihtiyaçları olacaktır. Bu teknik lider sizi daha önce alışkın olmadığınız nesnelerin interneti mimarisine yönelterek teknolojilerinizi etkin bir şekilde kullanmanızı sağlayacaktır.
İkinci olarak, hâlihazırda hayata geçirdiğiniz projelere göre nesnelerin interneti projeleri daha fazla bilinmezlik içerdiğinden yaklaşımınızın her zaman projeyi daha ayrıntılı fazlandırmak veya “proof of concept” ile ilerlemek üzerine kurulu olması gerekmektedir.
Dikkat edilmesi gereken üçüncü adım ise; alışılagelmiş proje ekiplerinin aksine nesnelerin interneti projelerini hayata geçirecek ekibe farklı alanlardan gelen donanım ve yazılım mühendisleri, gömülü cihaz uzmanlarını, kablosuz teknoloji uzmanları, depolama ve entegrasyon profesyonelleri, veri tabanı ve sunucu kümeleme uzmanları gibi bir çok değerli uzmanı dahil etmek olmalıdır. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli noktalar; ekibin doğru bir şekilde oluşturulması, farklılıkların yönetilmesi için bir plan oluşturulması ve ekip içerisindeki iletişimin nasıl sağlanacağının önceden belirlenmesidir. Zira bu proje ekibi bir farklı lokasyonlardan veya uzaktan bir araya gelerek birçok konuda kararlar almak zorunda kalacaktır. Bu noktada proje iletişimini maksimum seviyede tutmak ve motivasyonu sağlamak proje yöneticisi için başlı başına bir meydan okuma olacaktır.
Dördüncü ve son olarak; testlerin sık sık tekrarlanması gerekmektedir. Nesnelerin interneti konseptinin, uygun bir karar verebilmek için sensörlerden alınacak veriye veya o verinin sağlayacağı rehberliğe ihtiyacı vardır. Dolayısıyla ham veriyi aldığınız sensörler ile ara birimler arasında kontrolü sağlayabilmek adına rutin bazı testlere ihtiyaç vardır. Bu adım daha önce yaşamadığımız ve yabancı olduğumuz IOT ve IOT test süreci alanlarında çok fazla bilgi edinebileceğiniz ve organizasyonunuza bir sonraki IOT projeniz için önemli referanslar sağlayacağınız önemli bir adım olacaktır.
Her ürünün internete erişebilir olacağı bu yepyeni çağda müşteriniz sizden yakın bir zamanda yeni bir IOT projesi başlatmanızı isteyebilir. Bu yepyeni meydan okumaya ne kadar hazırsınız?
Bu makale ilk olarak 8 şubat 2016 tarihinde Innova Blog‘da yayınlanmıştır.
Sizlerinde bu konuda yorumlarınızı ve katkılarınızı beklerim.
Sevgiler,
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz
Retrospektif ya da daha anlaşır adıyla süreç gözden geçirme toplantıları proje ekibinin gelecekte hayata geçireceği diğer projelerin performansını artırmak adına yapılan aktivitelerdir. Bu aktiviteler son ele alınan projede, fazda ya da iterasyonda öğrenilen dersleri ortaya çıkarmak adına önemli fırsatlar sağlar.
Böyle bir inceleme sırasında, iyi giden konuları ayırt ederek benzer başarıları tekrar sağlayacak bir ortam oluştururken , pek de iyi gitmeyen durumlar içinde yeni yaklaşımlar belirleyerek gelecekte oluşabilecek benzer sorunların önüne geçebilirsiniz. Bunlara ek olarak, proje sırasında sizi ve proje ekibini şaşırtan olayları bir sonraki projeler için risk faktörü olarak kabul etmek ekibin bundan sonraki projelerdeki başarısını arttıracaktır. (Projelerde riskleri belirlemek ve yönetmek üzerine paylaşmış olduğum detaylı yazıma buradan ulaşabilirsiniz.)
Gözden geçirme sırasında en önemli nokta ilgili faaliyetlerin yapıcı ve dürüst bir atmosferde ilerletmek olacaktır. Zira bu toplantılarda hoş olmayan durumlar ortaya çıkabilir. Bu nedenle ekibe önceki sorunlar için birbirlerine suç atmalarına imkân tanımayın.
Özetle ; Gerçekleştirilen her retrospektif ile öğrenilen dersleri ortaya çıkarmak ve bunları organizasyonunuz içinde paylaşmak , mevcut ve bundan sonra kurulacak ekiplere gelecek için büyük faydalar sağlayacaktır.
Toplamda paylaşmış olduğum 21 proje yönetimi maddesi sizlere projenizde mükemmel sonuçları alacağınızı garanti edemez. Ancak proje yönetim dünyasının öngörülemeyen durumları için sağlam bir duruş sergilemenize yardımcı olacaktır.
Sizlerinde bu konuda yorumlarınızı ve katkılarınızı beklerim.
Sevgiler,
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz
Bu yazımın konusu ise “İlerlemenizi Takip Edin” olup toplamda 3 başlıktan oluşmakta. Hadi o zaman hızlıca başlıkları inceleyelim.
1.Gerçekleşenleri ve Tahminleri Kayıt Edin
Projenizde yer alan her görev için harcanan fiili çabayı ya da zamanı kaydedip bunları tahminlerinizle karşılaştırmadığınız sürece tahminleriz sonsuza kadar varsayım olarak kalabilir. Genellikle bu kaydetme aksiyonu zor gibi gözükse de bugün kayıt altına aldığınız veriler yarın daha iyi tahminler yapabileceğiniz önemli bir veri tarihçesi olarak kullanılacaktır. Burada izlenebilecek en uygun yöntem her görev için ilgili paydaşın gerçekleşenleri ve tahminleri kaydetmeye başlaması ve proje yöneticisin bu verileri kendi elinde bulundurduğu kilometre taşları ve başlangıç tahminleri ile karşılaştırması olacaktır. Bu izleme ve tahmin etme sürecine ek olarak ürünün boyutunu gereksinimler , kullanıcı hikayelerini , GUI ekranlarını yada projeniz için mantıklı birimleri açısından da tahmin etmek ve izlemek çok faydalı olacaktır.
2-Görevleri sadece %100 Olduğunda Tamamlanmış Olarak Kabul Edin.
Bu yazı dizisinin ikinci bölümünde ele aldığım Görevleri Ayrıştırın maddesi içinde büyük aktivitelerin yapılabilir küçük görevlere göre ayrılştırlamsının öneminden bahsetmiştim. Proje yönetiminde durumİzleme her görevin yüzde kaçının tamamlandığının değil , o görevin tamamlanması ile ilgilenir. Bu sebepten bu yapılabilir küçük görevler size güçlü bir izleme yetkinliği sağlayacaktır. Eğer size biri belirli bir görevi tamamlayıp tamamlamadığınızı sorarsa ve sizin cevabınız içinde aşağıdaki gibi bir ifade yer alıyorsa ise o görev kesinlikle tamamlanmamıştır.
“O iş şu ya da şu hariç bitti”
Proje paydaşlarının görev tamamlama durumlarını paylaşırken muğlak ifadeler kullanılmasına izin vermeyin. Bunun yerine aktivitenin gerçekten tamamlanmış olup olmadığını belirlemek için açık kriterler kullanın.
3.Projenin Durumunu Açıkça ve Dürüstçe İzleyin
Projelerde can sıkıcı durumlar genellikle proje yöneticisinin proje planından ne kadar uzakta olduğunu bilmediğinde ortaya çıkar. Bunun önüne geçmek için ekip üyelerine doğru proje raporu paylaşabilecekler güvenli bir ortam oluşturmak çok önemlidir.
Bu ortam , her koşulda veriye dayalı doğru ve gerçek bilgileri içeren bir ilişki üzerine inşa edilmelidir. Gerektiğinde bahsi geçen bu proje durum bilgilerini düzeltici önlemler almak veyahut bir kutlama yapmak için kullanabilirsiniz. Projenizi nelerin yapıldığı ve nelerin yapılmadığını hangi görevlerin tahminlerin gerisinde kaldığını ve bunların hangi sorun ve riskleri doğurabileceğini bildiğiniz sürece etkili bir şekilde yönetirsiniz. Bu etkinliği sağlamak adına hepimizin aşina olduğu yazılım ölçümünün beş ana alanı (boyut, çaba, zaman, kalite ve durum) için organizasyonunuz içinde birkaç ölçüt tanımlamak bu hususta bir kültür oluşturması açısından yerinde bir adım olacaktır.
Proje de yer alan bazı paydaşlar yukarıda paylaştığım ölçütlere göre toplanan verileri yöneticilerin onları ne şekilde kullanılacaklarını bilemediklerinden doğru veriyi paylaşmak konusunda çekinirler. Yazılım ölçütlerinin temel kuralı , toplanan verilerin yönetim tarafında bireyleri asla ödüllendirmek ya da cezalandırmak için kullanılmaması gerektiğidir.
Bu kuralı en başta düzgün bir şekilde işletemezseniz takım üyelerinde gelen verilere bir daha asla güvenemezsiniz.
Bir sonraki yazının ve bu dizinin son konusu “Geriye yönelik değerlendirme” olacak.
Sizlerinde bu konuda yorumlarınızı ve katkılarınızı beklerim.
Sevgiler,
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz
Bu yazı dizisinin ilk paylaşımında “Projelerde nasıl temel oluşturulması“ ikinci yazımda ise “Projeyi Planlamak“ konularını işlemiştim. Eğer okuma fırsatı bulamadıysanız detaylarına konuların üzerine tıklayarak ulaşabilirsiniz.
Bu yazımın konusu ise “İşi Tahmin etmek” olup toplamda 6 başlıktan oluşmakta. Hadi o zaman hızlıca başlıkları inceleyelim.
1.Tahminlerinizi Takvim Zamanına Göre Değil Gösterilen Çabaya Göre Planlayın
Projelerde oluşturulan tahminler genellikle takvim zaman birimiyle sağlanır. Örnek vermek gerekirse 20 saatlik bir görevin tam zamanlı bir çaba ile nominal 2.5 takvim günü, yorucu bir çaba ile bir veya iki gün sürecektir. Ancak, eğer müşteriden önemli bilgiler bekliyorsanız veya evde hasta çocuğunuzun yanında iki gün geçirmek zorundaysanız bu süre bir haftaya kadar çıkabilir. Bu nedenledir ki bu tarz tahminler yapılırken günlük kesintiler ,acil hata düzeltme istekleri , hastalık ve acil toplantı gibi beklenmedik durumları göz önünde bulundurmak ve hesaba katmak gerekir.
2.Ekip Çalışanlarına Zamanlarından Fazla İş Yüklemeyin
Proje kapsamında genellikle üst yönetimden yapmamız istenen görevler için değişiklikler istenir ki söz konusu değişiklikler sizin verimliliğinizi ve iletişiminizi azaltır.
Örnek : Bir yönetici kendi ekibinden bir çalışanın belirli bir aktivite için haftada ortalama sekiz saat geçirildiğini söyler ve böylelikle aynı anda 5 aktivitenin yapılabileceğini söyler. Haftada kırk saat bölü sekiz eşittir beş değil mi? Gerçekte çalışan verilen görevlerin 3 ya da 4 tanesi ile başa çıkabiliyorsa kendini şanslı hissedecektir.
Proje dahilinde takvimi yakalamak için aynı anda birden fazla iş yapmak gerekebilir. Bazı insanlar çoklu görev yürütmekte çok başarılı olabilir. Ancak burada önemli olan işlerin açık öncelikleri belirterek çalışanların onlara bir yada iki amaçla odaklanmalarını sağlamaktır.
3.Takvim Sürenize Çalışanların Eğitim Sürelerinide Dahil Edin
Projede görev alan ekip çalışanlarınızın her yıl eğitim faaliyetleri için ne kadar süre eğitim alacaklarını tahmin edin ve mevcut ana planınızdan bu tarihleri/zamanları çıkarın. Bunu nasıl çıkaracağınızı bilmiyorsanız halihazırda zaten tatil, hastalık ve diğer görevler için ortalama değerlerini çıkarmıştınız. Eğitim süresi içinde benzer yaklaşımı uygulayın.
4.Tahminlerinizi ve Onları Nasıl Sağladığınızı Kaydedin
Yapılacak işler için tahminler hazırlarken ilgili tahminlerin size ne zaman ve nasıl ulaştığını mutlaka belgeleyin. Bu yöntemle bir tahmin oluşturmak için kullanılan varsayımları ve yaklaşımları anlamak daha kolay olacak ve gerektiğinde kolayca benzer durumlar için uygulanabileceklerdir. Aynı zamanda sizin kendi tahmin etme sürecinizi geliştirmemize yardımcı olacaktır. Takımda yer alan her yazılım geliştirici ve proje liderine tahmin etme yöntemlerini öğretmek projenin zamanında ve istenilen kalitede teslim edilmesi için izlenebilecek değerli bir yöntemdir. Bu yönteme örnek olarak ; geniş bant Delphi yöntemi etkili bir grup tahmin tekniğidir. Bu teknik küçük bir ekibe anonim bir sorun için bireysel tahminler oluşturmasını ve yineleme yaparak tahminlerinin son sette uzlaşması sağlar.
5.Tahmin Araçları Kullanın
Pek çok ticari yazılım proje yöneticilerinin proje tahminleri için yardıma hazırdır. Gerçek proje deneyimi ile birlikte bu araçların sağladığı büyük veritabanlarından türetilen denklemler, size mümkün olabilecek en iyi zamanlama ve personel tahsisi seçenekleri gibi konularda geniş bir çerçeve verebilir. Böylelikle araçların sağlamış olduğu tahminler ile proje sırasında aşağıdan yukarıya oluşturulan iş dökümü (WBS) tahminlerini karşılaştırma şansınız olur.Bu tahminleri projede bir anlaşmazlık çıktığı zaman uzlaşmak için kullanabilirsiniz.
6.Acil Plan Durumlarını Planlayın
Projeler asla planlandığı gibi gitmez. İhtiyatlı bir proje yöneticisi projenin sonunda beklenmedik durumları karşılayabilmek için bütçe ve zamanlama hususlarında acil beklenmedik durumları plana dahil eder. Bunu sağlayabilmek için projelerde mutlaka risk analizi kullanılmalıdır.
Bir yönetici plandan acil durum için konuşmuş süre ve maliyetleri çıkarmak isterse ; Projenin kapsamında hiçbir değişiklik olmayacağını , projede hiçbir riskin gerçekleşmeyeceğini ve hiçbir beklenmedik durum olmayacağını kabul etmiş olur.
Bir sonraki yazının konusu “İlerlemenizi Takip Edin” olacak.
Sizlerinde bu konuda yorumlarınızı ve katkılarınızı beklerim.
Sevgiler,
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz
Bu yazı dizisinin ilk paylaşımında projelerde nasıl temel oluşturulması gerektiğinden ve bunun öneminden bahsetmiştim. Eğer henüz okumadıysanız detaylarına buradan ulaşabilirsiniz.
Bu yazımın konusu ise Projeyi Planlamak olup toplamda 7 adımdan oluşmakta. Hadi o zaman hızlıca o adımları inceleyelim.
1.Bir Plan Yazın
Projelerde her zaman ve her konuda bir anlaşmazlık vardır. Bazı paydaşlar plan yazmanın zor olduğunu ve zaman kaybı olduğunu bunun yerine direkt geliştirme yani kod yazmanın daha uygun bir yol olduğunu benimserler. Aslında plan yapmanın zor olan kısmı onu yazmak yada oluşturmak değildir. Onu zor yapan düşünme, planlama, müzakere etme, paydaşlar arası dengeyi sağlama, soru sorma, dinleme ve düşünme aktivitelerinin yapılmasıdır. Genellikle plan yazmak bir kopyalama işlemidir. Proje başlangıcında ve analizinde harcanan kaliteli zaman projede daha sonra çıkabilecek istenmeyen sürprizlerin sayısını azaltacaktır. Bu nedenle yararlı bir plan ortaya çıkarmak bir program veya görev listesinden oluşturmaktan çok daha fazla işe yarayacaktır.
Planınız mutlaka aşağıdakileri içermelidir;
Personel, bütçe ve diğer kaynak tahminleri ve planları
Ekip rolleri ve sorumlulukları
Projeyi hayata geçirecek personelin nasıl oluşturalacağı ve nasıl eğitim eğitileceği
Varsayımlar, bağımlılıklar ve riskler
Önemli çıktılar için hedef tarih
Projenin takip edeceği yazılım geliştirme yaşam döngüsünün tanımı
Projenin nasıl izleneceği ve monitör edileceği
Projede toplanan ve analiz edilen metrikler
Herhangi bir danışman firma ile ilişkilerin nasıl yönetileceği
Organizasyonunuz her hangi bir proje için ihtiyaçlarınızı uyarlayabileceğiniz standart bir proje yönetimi planı şablonunu mutlaka benimsemelidir. Eğer çoğunlukla yeni ürün geliştirme projelerinin yanı sıra küçük geliştirmeler içeren farklı projeler de yapıyorsanız her biri için ayrı bir plan şablonu kullanmanız daha sağlıklı olacaktır.
Özetle; projeyi başarılı bir şekilde yürütmek için proje planının gerektiğinden daha ayrıntılı olduğuna emin olun. Bazı durumlarda bir sayfa proje planı dahi yeterli olabilir ama mutlaka bir yazılı planınız olmalı.
2.Görevleri Ayrıştırın
PMBOK’ta da yer alan ve İngilizceden dilimize kilometre taşı olarak çevrilen “milestone” ifadesine hepimiz aşinayız.Projelerde her bir çakıl taşını, kilometre taşının minyatür hali olarak düşünebilirsiniz.
Büyük işleri birden fazla küçük görevler haline getirmek onları daha doğru tahmin edilebilir iş faaliyetlerine dönüştürür. Gözden kaçan görevler plan kaymalarının ana sebebidir.Büyük parçaları küçük parçalara bölmek işin ne kadar sürede tamamlanacağını görmek için size daha fazla fırsat sağlayacaktır.
İpucu: Boyutunu doğru tahmin edebileceğinizi düşündüğünüz bir çakıl taşı seçin. Burada iyi bir başlangıç yapabilmek için her bir çakıl taşına 5 ila 15 saat sürecek görevleri atayın. Böylelikle takım herhangi bir zamanda bir işi tamamlandığında çakıl taşı sayısına göre o zamana kadar yapılması planlanan her bir çakıl taşı için ilerlemeyi kolayca takip edebilirsiniz.
3.Ortak Büyük Görevler için Kontrol Listeleri Geliştirin
Eğer ekibiniz sık sık yeni bir sınıf tanımlıyorsa, bir test döngüsü yürütüyorsa veya bir ürünün performansını ölçmek gibi ortak görevleri üstleniyorsa bunlar için kontrol listeleri geliştirin.
4.Kalite Kontrol Çalışmalarından Sonra Tekrar Bir Çalışma Planlayın
Bazı proje planları her test aktivetisinin başarı ile sonuçlanacağını düşünür. Ancak, test ve ekran değerlendirmeleri gibi tüm kalite kontrol faaliyetleri kusurları veya diğer iyileştirme gereken noktaları mutlaka ortaya çıkarır. Bu nedenle proje planı her bir kalite kontrol aktivitesinden sonra yeni bir tekrar çalışma görevi içermelidir. Önceki projelerden kazanmış olduğunuz tecrübelere göre bu durumda ne kadar daha tekrar çalışma yapabileceğinizi tahmin edebilirsiniz. Eğer edemiyorsanız PMO ofisinizden benzer projelerdeki öğrenilmiş dersleri isteyerek ne kadar çalışma gerektiğini çıkarabilirsiniz.
5.Proje Risklerini Yönetin
Eğer Projede riskleri tanımlayamıyor ve de kontrol edemiyorsanız onlar projenizi kontrol edeceklerdir. Risk, projenizin başarısını etkileyebilecek potansiyel bir sorundur.Bu konuda ayrıntılı bilgilere daha önceki yazmış olduğum şu sayfadan ulaşabilirsiniz.
6.Süreç İyileştirme İçin Zaman Planlayın
Projelerde tüm ekip üyeleri mevcut görevlerine tabiri caizse gömülmüş durumdadır.Eğer amacınız yazılım geliştirme yeteneğini yükseltmekse süreç iyileştirmeye zaman ayrımanız gerekir. Süreç iyileştirme bir otoyol inşaatı gibidir; herkesin biraz zamanını alır ve projeyi yavaşlatır ama bu inşaat bittiğinde de yol çok daha düzgün ve verimlidir.
7.Öğrenme Eğrisine Saygı Göstertin
Projelerde alınan eğitim, danışmanlık ve yapılan süreç iyileştirme aktiviteleri projenin başarısı için yapılan önemli yatırımlardır.Yeni süreçler, araçlar ya da teknolojileri uygulamaya çalıştığınızda kısa süreli verimlilik kayıpları olacaktır ve bunlar için zaman ve para gibi bedeller ödemek gerekecektir. Ne olursa olsun ilk denemede mükemmel sonuçlar elde edilemeyebilir. Bu nedenle yöneticilerinizin ve müşterilerinizin değişen teknolojiler için bir öğrenme eğrisi olduğunu anladıklarından emin olun.
Bir sonraki yazının konusu “İşi Tahmin Etmek” olacak.
Sizlerinde bu konuda yorumlarınızı ve katkılarınızı beklerim.
Sevgiler,
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz
Yazılım projelerinin yönetimi en iyi durumlarda dahi zordur. Proje yöneticisi paydaşların zorlu talepleri ile sınırlı kaynak, zaman ve değişen teknolojiler gibi kısıtlamaların rekabetini dengelemek zorundadır.Bu durum bir seferde havada birden fazla topu çeviren hokkabazın yaptığı hareketlere benzer.
Ne yazık ki günümüzde bir çok yeni proje yöneticisi işlerini yapabilmek adına az bir eğitim ile yola çıkıyor.Herkes kolayca Gantt şeması kullanmasını öğrenebilir, ama etkili bir proje yönetimi yapmak isteyen proje yöneticileri tecrübeden yani öğrenilmiş derslerden gelen bilgi ve sezgilerine güvenir. İşte bu yazı dizisinde sizlerle gereksinim uzmanı olan Karl Wieger’in proje yönetim cephesinde kazanmış olduğu değerli tecrübeleri kendi tecrübelerimle birleştirip daha az acıyla işinizi yapmanızı sağlayacak pratikleri paylaşacağım.
Haydi o zaman ilk adımımız olan ve dört başlıkta toplananTemel Oluşturma ile başlayalım.
1.Proje Başarı Kriterleri Tanımlayın
Projenin başında, tüm paydaşların projenin başarılı sonuçlanmasını belirlemek adına ortak bir anlayış içinde olduğundan emin olun. Paydaşların çıkarlarını ve beklentilerini çok net tespit edin.
Daha sonra, açık ve ölçülebilir iş hedeflerini tanımlayın. İş gereksinimleri projenin amaç ve hedeflerinin üst-seviye ifadeleridir. Söz konusu ifade projenin başlatılma gerekçelerini, proje hedeflerini ve proje başarısını ölçmek için kullanılır.
Bu iş hedeflerine örnek olarak ;
Belirli bir tarihe kadar belirli bir miktar pazar payını arttırmak
Belirtilen satış hacmine veya gelire ulaşmak
Belirli müşteri memnuniyeti hususlarında önlemler sağlamak
Projeyi zamanında ve belirlenen bütçe ile tamamlamak
Bu iş hedefleri yeniden ölçülebilir ve izlenebilir özel proje başarı kriterleri ile birlikte takvim ve bütçe hedeflerine ulaşmak için de aşağıdaki gibi taahhütler içerebilir.
Kabul testlerinde tatmin edici işlevsellik
Endüstri standartlarına ve yasal düzenlemelere uyum
Belirli teknoloji kilometre taşlarına ulaşmak
Bu tanımlanmış başarı kriterleri her zaman tüm önceliğiniz olmayabilir . Bazen en önemli öncelikleri belirlemek için üzerinde sıkı düşünerek Trade-Off Decisons kararlar almak gerekebilir. Eğer başarı için net öncelikler belirleyemiyorsanız, ekip üyeleri çelişen amaçlar ve hedefler için boşuna çalışabilir!
2.Proje Faktörlerini, Kısıtlarını ve Özgürlük Derecelerini Tespit Edin
Her proje işlevselliğini personel, bütçe, takvim ve kalite hedefleri ile dengelemek zorundadır.
Kötü haber: tüm bu faktörler her zaman kısıtlayıcı olmayabilir. Eğer proje, sabit bir bütçe ve takım ile belirli bir tarihe kadar sıfır hata ile teslim edilmelidir gibi tanımlanmış bir iş hedefi verilirse, büyük olasılıkla o proje de başarısız olur çünkü gereksinim değişikliği, hastalık, personel ayrılması veya başka herhangi bir beklenmedik olayın yaşanması durumunda proje yöneticisini çaresiz bırakır.
Senaryo: Bir üst düzey yönetici ile proje yöneticisi, planlı yeni bir büyük yazılım sistemini hayata geçirilmesinin ne kadar süre alacağı konusunda tartışırlar. Proje yöneticisinin altı aylık tahmini kıdemli yöneticinin hedefine göre dört kat daha uzun olur.
Üst düzey yöneticinin çok daha kısa zamanda tamamlaması hususundaki baskılarına sonunda proje yöneticisinin tepkisi, sadece “Tamam” olur. Burada yapılması gereken aşağıdaki şekildeki bir müzakere ile resmi daha iyi görüp sonuç almak olacaktır.
Proje altı ay içinde teslim edilemezse etkisi çok şiddetli olur mu veya sadece bu tarih hedeflenen tarih midir? (Takvim derecesi)
Eğer projenin altı ayda tamamlanması o projede bir kısıtsa tüm gereksinimlerin kesinlikle o sürede teslim edilmesi gerekli midir? (Özgürlük derecesi)
Daha fazla kişiyi projeye dahil edebilir miyim ? (Çalışan derecesi)
Projenin nasıl çalıştığını çok önemsiyor musunuz ? (Kalite derecesi)
Ben proje çalışmalarının bir bölümünü dışarıya yaptırabilir miyim? (Maliyet derecesi).
3.Ürünün Canlı’ya Çıkış Kriterlerini Tanımlayın
Projenin başında, hangi kriterlere göre ürününün canlıya çıkabileceğinin kararlarını belirleyin.Örnek olarak:
Yüksek öncelikli hiçbir açık hata olmayacaktır.
Açık hatalarının sayısı X hafta içinde azalmış ve kalan hataların sayısı kabul edilebilir olmalıdır.
Performans hedefleri tüm platformlarda elde edilmelidir.
Belirtilen sözleşme veya yasal düzenlemelerdeki hedefler karşılanmalıdır.
Müşteri kabul kriterleri mutlaka sağlanmalıdır.
Hangi kriteri seçerseniz seçin objektif, ölçülebilir ve gerçekçi olduğundan emin olun.
4.Ulaşılabilir Taahhütlerde Anlaşın
Projede asla sağlayamayacağız taahhütlerde bulunmayın. Müşteriler, yöneticiler ve ekip üyeleri ile birlikte iyi niyetli müzakereler yaparak gerçekçi ve ulaşılabilir hedefler üzerinde anlaşmaya çalışın.Plan ile işlevsellik arasında bir fark olduğunda mutlaka anahtar paydaşlar ile de müzakere talep edin. RogerFisher tarafından “Getting to Yes” kitabında açıklandığı gibi “ilkeli” müzakere dört ana kuralı içerir:
İnsanları problemden ayırın
Çıkarlara odaklanın pozisyonlara değil
Karşılıklı kazanç için seçenekler yaratın
Objektif kriterler kullanarak ısrar edin
Önceki projelerden var olan herhangi bir veri sizin müzakere pozisyonunuzu özellikle elinde hiçbir veri olmayana kişiye göre güçlendirecektir. Ancak, gerçekten mantıksız insanlara karşı yapabileceğiniz hiçbir savunma bulunmamaktadır. Bu nedenle proje de beklenmedik sorunlar ortaya çıktığında veya risklerin gerçekleşmesi ya da yeni şartlar eklendiğinde taahhütleri yeniden konuşmak için baştan paydaşlar ile plan yapın.
Kimse verdiği taahhütleri değiştirmeyi sevmez ama gerçek şu ki verilen ilk taahhütlere asla erişilemez.
Bir sonraki yazının konusu “Projeyi Planlamak” olacak.
Sizlerinde bu konuda yorumlarınızı ve katkılarınızı beklerim.
Sevgiler,
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz
Referans :
Practical Project Initiation: A Handbook with Tools (Microsoft Press, 2007), by requirements expert Karl Wiegers
Bir olayın gerçekleşme olasılığı ve olaydan etkilenme olanağı
Yukarıdaki tanım Wikipedia web sitesinde yer alıyor.Buradan yola çıkarsak bir riskin bir ya da birden fazla sebebi ve buna bağlı bir çok olumlu veya olumsuz etkileri olabilir. Bu yüzden proje de oluşabilecek bilinmezlikler için risk yönetimi yapmak proje yaşam döngüsünün olmazsa olmazıdır. Projelerde Risk Yönetimi yaparken en önemli hususun riskleri belirlemekten sadece proje yöneticisinin değil tüm proje ekibi ve paydaşların sorumluluğunda olduğu hep hatırlanmalıdır.
Projelerin her aşamasında oluşabilecek veyahut ortaya çıkabilecek riskler aşağıdaki gibi olabilir;
Asla sonuca ulaşılamama riski
Gecikme riski
Bütçeyi aşma riski
Ürünün / Hizmetin son halinde eksiklikler olma riski(İhtiyacın tam tanımlanmamış olması)
Proje ürününde hatalar olma riski
Proje ürününün işletiminde zorluk yaşama riski
Proje ürününün beklenen performansı vermeme riski
Proje ürününün ileride güncellenmesi veya modernize edilmesi imkânsız olma riski
Risk yönetiminin hedefleri, yukarıda da belirtilen olumsuz riskleri (tehditleri) minimize etmek veya ortadan kaldırmaktır. Bununla beraber proje başarı olasılığını arttırmak ve riskten doğan yeni fırsatları ortaya çıkarmaktır. Genelde projelerde olumsuz risklere odaklanılır ancak olumlu riskler de göz ardı edilmemelidir.
Risk ya da riskler meydana geldiğinde iki şekilde kabul edilir;
Pasif Kabul:Bilinen ve analiz edilemeyen risk oluşması durumunda geçici çözüm(Workaround) ile ele alınır.(Sadece düşük şiddeti ve düşük öncelikli olan riskler için bu strateji kabul edilmelidir)
Aktif Kabul:Bilinen ve analiz edilen riskler için mutlaka acil rezerv atanmalıdır.(contingency reserve)
Risk projenin her safhasında çıkabileceğinden aşağıda ana başlıklarda belirtilen risk yönetimi süreçleri proje sonlanana kadartekrarlamalıolarak ele alınmalıdır.
Plan Risk Managementrisk yönetimini gerçekleştirmek için zaman ve kaynakları tanımlar. Bu plan projenin başlangıç ve planlama evresinin en başında çıkartılmalıdır. Riskleri yönetmeyi erken adreslememek proje için kötü ve pahalı sonuçlar doğuracaktır.
Risk Yönetim planının içinde bulunması gerekenler başlıklar;
Metodoloji (Büyük küçük ilişkili tüm projeler için aynı yöntem kullanılmalıdır)
Roller ve sorumluluklar (Sorun çıktığında bunu kim yapacak?)
Bütçe , Zamanlama (ne zaman ve ne sıklıkta)
RBS (Risk Breakdown Structure) ve alanlara göre gruplandırılmış riskler
Anahtar risk kategorileri:Kapsam kayması, doğası gereken oluşan zamanlama kaymaları, çalışan ayrılmaları, şartname dökümü (teslim özelliklerde çatışmalar), zayıf verimlilik ,teknolojinin değişmesi
Identfy Risks Projelerde belirsizliği ortadan kaldırmak riskleri tanımlamaktan geçer. Riskleri tanımlamak için gereksinimleri çıkarırken kullandığımız araç ve teknikleri uygulayabiliriz.
Information Gathering Techniques (Bilgi Toplama Teknikleri)
Brainstorming (Beyin Fırtınası)
Delphi Technique (çok sayıda kişiye aynı anketin tekrar tekrar uygulanarak cevaplar konusunda netlik kazanmak amacıyla uygulanan yöntemdir. riskleri en az indirmek en doğru öngörüyü oluşturmak için kullanılır)
Root Cause Analysis (Bir sistemdeki aksamanın gerçek sebebini bulmak için yapılan analiz şekli)
Expert Interviewing
Checklist Analysis (Geçmiş deneyimlere , tarihsel bilgilere dayandırılarak oluşturulan liste)
SWOT Analysis :bir projede, tekniğin, sürecin, durumun veya kişinin güçlü (strengths) ve zayıf (weaknesses) yönlerini belirlemekte, iç ve dış çevreden kaynaklanan fırsat (opportunities) ve tehditleri (threats) saptamak için kullanılan stratejik bir teknik.
Expert Judgement
Bu sürecin sonunda elimizde risk listesi oluşur. Eğer bir riskin oluşma ihtimali %70 den fazla ise mutlaka issue log dosyasında yerini almalıdır ve bu riskler makul olduğu ölçüde ayrıntılı bir şekilde açıklanmalıdır. Listedeki riskler basit bir yapı içerisinde sunulabilir. Örneğin, OLAY gerçekleşebilir, ETKİ’ ye yol açar ya da NEDEN gerçekleşirse, OLAY gerçekleşebilir ve SONUÇ’a yol açar.
Risk Register Örneği.Büyütmek için üzerine tıklayınız
Perform Qualitative Risk AnalysisTanımlanmış risklerin gerçekleşme olasılığının ve etki gücünün değerlendirildiği süreçtir. Özellikle uzmanların görüşlerine başvurularak, risklerin etki ve olasılıklarının sıralanmasını hedefler. Kullanılacak araç ve teknikler ise şunlardır:
Risk Olasılığı ve Etkisi Değerlendirmesi
Olasılık ve Etki Matrisi
Risk Veri Kalitesi Değerlendirmesi
Risk Sınıflandırma
Risk Aciliyeti Değerlendirmesi
Uzman Görüşü
Perform Quantitative Risk Analysis Geçmişten dersler alınarak, daha sayısal değerlerle risklerin tehditkarlığının belirlenmesi çalışmasıdır. Kullanılacak araç ve teknikler ise şunlardır:
Veri Toplama ve Temsil Teknikleri
Duyarlılık analizi (Tornada Diagram)
Beklenen parasal değer analizi
Modelleme ve simülasyon.(Monte Carlo)
Uzman Görüşü
Plan Risk Responses Bu süreç fırsatları çoğaltmaya ve proje hedeflerinin karşı karşıya olduğu tehditleri azaltmaya yönelik seçenekleri ve eylemleri geliştirme sürecidir Kullanılacak araç ve teknikler ise şunlardır:
Olumsuz Risklere ya da Tehditlere Yönelik Stratejiler
Kaçınma
Devir
Azaltma
Olumlu Risklere ya da Fırsatlara Yönelik Stratejiler
Yararlanma
Paylaşma
Geliştirme
Beklenmedik Durum Yanıtı Stratejileri
Uzman Görüşü
Control Risks Proje boyunca risk yanıt planlarının uygulanması, saptanan risklerin izlenmesi, artık risklerin izlenmesi, yeni risklerin saptanması ve risk süreci etkinliğinin değerlendirilmesi sürecidir.Bu süreç buyunca;
Risk denetim, farklılık raporları ve rezerv analizleriyle tanımlı riskler eşleştirilir.
Risk eşik değerleri ile riskleri önceden sezilebilir.
Kazanılmış değer analizi (EVA) kullanarak riskleri ölçümlenir
Etkin değişiklik kontrolü yapıldığından emin olunur.
Günümüz de belirili adam/gün sayısının üzerindeki işler projeler ile yönetilmekte ve doğası gereği bir çok proje ekibi oluşturmakta.Yeni bir ekip projeye atandığında projenin başarısı için tüm ekibin temel kuralların farkında olduğunun projenin başarısı için çok önemlidir zira çeşitli meslek deneyimi ve tecrübesi olan insanların herhangi bir konuda çok benzersiz yaklaşımları ve perspektifleri bulunabilir.Bunu atasözlerimizden Her yiğidin farklı bir yoğurt yiyişi vardır ile daha net açıklayabiliriz.:) Bu nedenle projelerde uyulması gereken “Temel Kurallar” oluşturmak projenin düzgün ve zamanında teslim edilmesi için gereklidir.
Peki nedir bu Temel Kurallar;
Proje yöneticisi proje ile alakalı bütün konularda birincil kontaktır.
Tüm proje ekibi iletişim tercihlerini Proje yöneticisi ile paylaşmak zorundadır.
Tüm ekip toplantı ve konferans görüşmeleri için gereklidir. Toplantıya katılamayan varsa, Projenin Yöneticisi mutlaka haberdar edilmedir. Anahtar seviyede katkıda bulunacak paydaş katılamayacak ise toplantı yeniden planlanmalıdır.
Ekip üyeleri planladıkları izinleri proje yöneticileri ile paylaşmak zorundadır ki projenin ne kadar etkilendiği analiz edilebilsin.
Tüm proje ekibi üyeleri (standart doküman formatında) proje planı ve proje günlükleri erişebilir durumda ve verilen görevlerin ve bitiş tarihlerinin farkında olmalıdır.
Tüm takım üyelerine yönetim onayına sunulmadan önce planın makul olup olmadığı konusunda danışılması gerekmektedir.
Tüm proje ekibi üyeleri proaktif olarak görevlerinin , süre veya bağımlılıkları hususlarında oluşabilecek kaymalara karşı proje yöneticisini direkt bilgilendirmek zorundadır.
Tüm proje ekibi üyeleri işin kapsamını çok net anlaması gerekir. Gerçekleştirilen herhangi bir çalışmanın proje planında olmaması durumunda, proje yöneticisinin dikkatine getirilmesi gerekir.
Tüm proje ekibi üyeleri doğrudan ve derhal projede oluşabilecek sorunlar ile yüzleşmek zorundadır.
Sadece proje yöneticisi onay için müşteriye tüm nihai çıktılarının gönderir.
Sizlerinde katkılarını beklerim.
Sevgiler,
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz
Avusturyalı Bronnie Ware 8 yıl boyunca İngiltere’nin güneydoğusundaki bir kentte, palyatif bakım hemşiresi olarak çalışmış. Yani ölmek üzere olan hastaların son birkaç haftasına refakat etmiş. Ware bir anlamda, birçok insanın hayatının son faslına hangi duygu ve düşüncelerin damgasını vurduğuna uzun yıllar tanık olmuş. Bronnie Ware edindiği bu tecrübeleri, hastaları ile dertleşmelerinden çıkardığı sonuçları, bir kitapta derlemiş.
İşte o 5 pişmanlık:
1- Başkalarının benden bekledikleri yerine keşke kendi istediğim hayatı yaşayacak cesaretim olsaydı.
2- Keşke bu kadar çok çalışmasaydım.
3- Keşke duygularımı açıklayacak cesaretim olsaydı.
4- Keşke arkadaşlarımla ilişkimi kesmeseydim.
5- Keşke daha mutlu olmama izin verseydim.
Bu listeye biz zamanı pek iyi kullanamayan beyaz yakalılar tarafından daha çok madde eklenebilir.Zamanı kullanma konusunda düşüncelerimi buradaki yazımda daha önce paylaşmıştım.
Kendi işlerimi ve hedeflerimi gerçekleştirmek için yaptığım çalışmaların sonucunu değerlendirdiğimde günün çoğu acil ve önemsiz işlerler ile geçtiği görmekle beraber asıl yapmak istediklerime zaman ayırmadığımı görüyorum. Peki tüm gün yoğun geçerken bu nasıl olabiliyor?
Evernote CEO’su Phil Libin Stanford üniversitesinde yapmış olduğu bir konuşmada Acil ve Önemli görevler arasında ayrımı nasıl sağlanacağını aşağıdaki gibi açıklıyor.
Acil görevler derhal ele alınması gereken görevlerdir. Bunlar telefon görüşmeleri, yaklaşan tarihli görevler ve hızlı bir şekilde yanıt vermek zorunda kaldığınız durumlardır. Örnek olarak ; Bir e-posta yanıtlama, genellikle acil bir görevdir.
Önemli görevler ise kişinin uzun vadeli misyon ve hedeflerine katkıda bulunan görevlerdir. Bunlar kitap yazmak, şirket için sunum hazırlamak,sertifika almak gibi hedeflerdir.Bu tarz hedeflerinin nasıl ele alınması gerektiğine buradan ulaşabilirsiniz.
Burada asıl sorun önemli görevlerin genellikle acil görevler tarafından harcanmasıdır.Eğer gün içinde hepimizin zamanı kısıtlıysa ve sürekli acil işler işler geliyorsa, nasıl önemli görevler için kenara zaman ayırdığımızdan emin olabiliriz? Bunun için görevlerin önemli olup olmadığına karar vermek gerekiyor ve bunun içinde her yerde karşımıza çıkan meşhur Eisenhowerkarar matrisi önemli bir yol gösterici oluyor.(Masanıza bir çıktısını alıp yapıştırmanız faydalı olabilir)
Sol üst köşedeki (Önemli ve Acil) krizler, son başvuru tarihleri ve problemler için
Sağ üst köşesi (Önemli ve Acil Değil) ilişkiler, uzun vadeli projeler planlama ve yeni fikirler için
(Önemli ve Acil Değil) sol alt köşe kesintileri, toplantılar ve etkinlikler için
(Önemli ve Acil Değil Değil) sağ alt köşesinde zaman kaybettirici faaliyetleri ve diğer önemsiz görevler için
Önemli olmayan ve acil olmayan görevler için aksiyon almak oldukça kolaydır.Peki acil ve önemli görevler arasındaki önceliği nasıl belirleyeceğiz?
Çoğu insanın bu konuda yaptığı en önemli hata ilk olarak acil görevleri yapmalarıdır.Buradaki sorun acil görevleri sürekli yaparsak hiçbir zaman önemli görevler için sıra gelmez ve acil görevli işler onları nasıl ele aldığınıza bakılmadan gelmeye devam edecektir.
Hiç kendinizi, ” ya şu iş de gerçekten çok önemli, ama şu anda bunun için zamanım yok” diyerek buldunuz mu? Bunun nedeni acil işleri yapmaktan asıl yapmanız gereken önemli işlere sıra gelmemesidir.Burada karşımıza önemli bir soru çıkıyor.
Önemli Görevler Nasıl Acil Yapılır ?
Bunun en basit yolu o göreve son teslim tarihi (deadlline) vermek olacaktır.Peki vermiş olduğum son teslim tarihlerini nasıl daha anlamlı hale getirebilirim. işte karşınızda kazanalar ;
1.Açık olun
Örnek vermek gerekirse bir projenin bitirme veya almak istediğiniz bir sertifikanın tarihini etrafınıza açıkladığınızda onu daha önemli hale getirmiş olursunuz
2.Ödül ve Cezalar Oluşturun
Bir arkadaşınıza hedefinizin belirttiğiniz sürede tamamlanmaması durumunda sevmediğiniz birine verilmek üzere para teslim edin.
3.Diğerlerini de Hesaba Katın
Koymuş olduğunuz tarihlerin sizin için ne kadar önemli olduğunu çevrenize ya da beraber iş yaptınız takımdaki arkadaşlarınıza mutlaka söyleyin.Bu sizin önemli görevlerinizi yerine getirmeniz için süper bir motivasyon kaynağı olacaktır.
4.Kendiniz için sürekli hatırlatmalar koyun
Hatırlatma konulmamış görevleri göz ardı etmek her zaman kolaydır.Acil işlerin her zaman etrafınızda bir hatırlatıcısı mutlaka olacaktır.Bu nedenle gerçekleştirmek istediğiniz önemli görevler için mutlaka hatırlatma koymak gerekiyor.(Masaya,banyoya notlar vs. vs)
Bu yazının çıktısında da bir sürü görev çıktı değil mi? 🙂
Her zaman gününüzü, haftanızı, yıllarınızı, hatta ömrünüzü dolduracak kadar acil görevler olacak. Bu nedenle kendinizi yaşlandığınızda zaman bulamadım diye yapamadığınız önemli görevler için pişmanlık duyarak bulmaktansa tüm enerjinizi onlara ayırmanızı tavsiye ederim.
Yazıyı tamamlarken Lao Tzu’nun çok sevdiğim bir sözünü paylaşmak isterim.
Time is a created thing. To say ‘I don’t have time,’ is like saying, ‘I don’t want to.
Sevgiler,
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz.
Toplantılarda daha üretken ve başarılı sonuçlar elde etmek için ipuçları ;
Toplantının tek bir konusu ya da amacı olduğundan emin ol
Ajandayı 24 saat önce mutlaka e-mail ile paylaş (Bu herkesegeri bildirim sağlamakiçin zaman verir.)
5 Dakika önce gel
Zamanında başla ve bitir
Hazırlıklı gel
Akıllı telefonun toplantı boyunca elinde olmasın
Kağıt kalem getir
İlintili tüm datayı paydaşlar ile paylaş
Konudan sapma
Söz Kesme
Kısa ve Özlü ol
Konu dışında konuşma ve yorum yapma!
Eksiksiz Katılım sağla
İnsanları değil fikirleri sorgula
24 saat içinde e-mail ile takip et (Her işin başı takip!)
Bu tavsiyeler hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz.
Her sene başı şirket tarafından dağıtılan not defterlerine özenerek başlanan ve sonrasında kendimizi yönetilemeyen toplantılarda bambaşka şekiller çizerken bulduğumuz sayfalar veyahut hem laptop’da toplantı hakkında not tutmaya çalışırken bir yandan da gelen acil işleri yada acil olduğunu düşündüğümüz işleri yetiştirme durumları çok tanıdık değil mi? Bu durumlar beyaz yakalının günlük ritüelleri. Bu nedenle düzgün not almak/tutmak çok önem arz ediyor ve bence başlı başına bir meziyet.
Burada izlenmesi gereken bir yol var. Not defteri mi yoksa digital ortam mı? Yapılan bir araştırma gösteriyor ki; Kişilerin laptop üzerinde not almak üzere kullandıkları uygulamalar yerine duyduklarını hemen not defterlerine dökmeleri daha akılda kalıcı olmakla beraber verimliliği arttırıyor.Yazının detaylarına buradan ulaşabilirsiniz.
2015 Ocak ayından beri başladığım bullet journal yöntemi bunun için biçilmez kaftan.Ben notlarımı fırsat buldukça digital ortama aktarıp yedek alanlardan ve digital ortamda bu konuda en başı çeken Evernote uygulamasının tüm nimetlerinden yararlananlardanım.Bu tarz uygulamaları içeren yazıma buradan ayrıca ulaşabilirsiniz.
Aşağıda notları nasıl almanız konusunda bir lejand bulunmakta. Bunu not defterinizin kapak içine yazarak ve yapıştırarak her zaman hatırlayabilirsiniz.Bu yöntemle hiç bir durumu atlamıyor ve indekslemiş oluyorsunuz.Çoğumuzun dikkatlice yazdıklarımızı bulamadığını düşündüğümüzde gerçekten bu yöntem fark yaratıyor.
Daha detaylı anlatım içeren videosuna buradan ulaşabilirsiniz.
Toplantıların ne şekilde yönetilmesi ve işleri sınıflandırma hakkında yakında ayrıca bir paylaşımda bulunacağım.
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz.
Bir işin, bir oluşun içinde geçtiği, geçeceği veya geçmekte olduğu süreyi zaman olarak tanımlayabiliriz. Etrafıma baktığımda sürekli zamansızlıktan şikayet eden pazartesi sendromcuları görüyorum.Şüphesiz İstanbul gibi bir metropolde yaşayanlar zamansızlığı çok daha fazla hissediyorlar çünkü yaşamak her geçen gün her alanda daha da zorlaşıyor.
Öte yandan “Zamanım yok!” demek hepimiz için bir kaçış noktası sanırım. Aslında gerçekleştirmemiz gereken o kadar çok yapılacaklarve hedefler listesi var ama çoğumuz bunu yapmıyoruz. Buradaki temel sorun yapmak istediklerimizi sınıflandırmamaktanyada bambaşka işlerle ile uğraşmaktan kaynaklanıyor. Peki neden bu gücü bulamıyoruz? veya beyaz yakalı diliyle neden hedeflerimiz için aksiyon alamıyoruz.
İşte karşınızda kaybettirenler listesi;
Zaman Öldürücüler
Akıllı Telefonlar ve Sosyal Medya Uygulamaları (Facebook , Twitter , Instagram hatta Linkedin!)
Ofis dedikoduları ve iş yapmamak/odaklanmamak için uzatılan molalar
Her kanalda çifter çifter yayınlanan yarışmalar ve güzel ülkemi Amerika’dan sonra yurt dışına satış konusunda dünya sıralamasında 2. sıraya çıkaran dizi sektörü
Gün İçinde Sürekli Yaşanan Kesintiler
Uzayan,gündemi net olmayan ve yönetilemeyen toplantılar
Gereksiz telefon konuşmaları
Akıllı telefon bildirimleri
Dosyalar,Klasörler içinde kaybolma ve aradığını bulamama
Gelen Kutumuza yağmur gibi yağan elektronik postalar ve hepsini hemen okuma çabamız
Peki bunların önüne nasıl geçebiliriz ;
Aklınıza gelen her şeyi ama her şeyi bir yere not edin.(Bunun için her platforma bir çok uygulama ve not tutma teknikleri bulunmakta)
Günün hangi saatlerinde daha zor verimli çalışıyorsunuz gözlemleyin
İşlerinizi önemli/önemsiz/acil şeklinde sınıflandırın ve düşünce olarak sizi en çok yoran zor işten başlayın
Sadece ama sadece tek bir işe odaklanın multi-tasking yapmayın
Benzer kolay işleri bir arada yapın
Kısa aralar verin ve kafanızı boşaltın(60 Dakika çalışma -Dünyalar kadar para verdiğiniz akıllı telefonunuz elde olmadan 15 Dakika ara!)
İşe mesai saatinden 30 dakika erken gelin ve 15 dakika geç çıkın.(Her açıdan faydasını göreceksiniz)
Bir gece önceden veya sabah işe geldiğinizde yapacaklarınızı planlayın ve gün sonunda mutlaka muhasebesini yapın
Attığınız maillerin sertliğine dikkat edin gün içinde ve sonrasında gereksiz stresler yaşamayın
“Bugün neyi daha farklı yapabilirdim ?” diyerek beyninizi ve düşüncelerinizi harekete geçirin
Okuduğum kitap,blog ve makalelerden derlediğim altın niteliğindeki önerileri yukarıda sizlerle paylaştım.Sonuç olarak bu işlerin evrensel ölçekte reçeteleri, doğru-yanlışları bulunmamakta ancak saydığım maddeler gerçek hayatta test edilmiş ve bizzat faydası görülmüş önerilerdir.
Altın deyince bir eğitimde öğrendiğim çok önemli bir söz aklıma geldi;
“Bir Kilo Altın Bir Dakika Zaman Alamaz”
Zamanınızı bu hayatta yapmak istediklerinize ve sevdiklerinize vakit ayırarak en iyi şekilde kullanmanız dileğiyle.
Sevgiler
Bu yazı hoşunuza gittiyse hemen altta yer alan sosyal medya düğmeleri aracılığıyla paylaşarak ilgilenebilecek dostlarınızı haberdar edebilirsiniz.
N@SUHNotes 